8. Plánovací nástroje

OnTime Pro obsahuje nástroje, které správci programu umožňují navíc nastavit i konkrétní zadání dovolených a svátků. Tyto nástroje jsou rozděleny do dvou sad: Plánovač svátků (pro organizaci jako celek) a Plánovač dovolených (individuálně pro každého zaměstnance). Konbinováním těchto dvou sad byste měli dosáhnout optimálního poměru mezi přesným nadefinováním (pracnější, ale přesnější metoda) a úplnou automatizací všech výpočtů (méně práce, ale více nepřesností ve výpočtu).

8.1. Plánovač svátků

Plánovač svátků\dovolených je vícefunkční nástroj, který správci programu umožňuje nastavit svátky a dovolené pro celou organizaci. Plánování svátků a dovolených (placených i neplacených) se provádí buďto měsíčně anebo ročně. Plánování na roční bázi má tu výhodu, že můžete plánovat na celý rok nebo i na více let anebo pouze na část roku, přičemž nejste omezeni pevným datem. Je možné tudíž nastavit, kromě pevných svátků, i svátky “plovoucí”, které se neváží k datu, ale k určitému dni.

Plánovací proces dovršíte použitím nástroje grafického plánovače: Náhled roku a Měsíční náhled nebo listováním v položce Zobrazení přehledu.

Chcete-li otevřít Plánovač svátků:

1. V hlavním okně klikněte na ikonu Databáze .

2. V okně Databáze si zvolte Svátky ze seznamu nalevo.

3. Plánovač svátků se vám zobrazí v pravé části okna Databáze, okno Náhled roku je přednastaveno, aby se zobrazovalo jako první.

8.1.1. Náhled roku

Náhled roku je nástroj grafického plánování, který dává správci programu okamžitý přehled o zvoleném roce, o naplánovaných svátcích a dovolených.

Obrázek 8-1:Náhled roku (přednastavené okno) v nabídce Svátky.

Jak používat okno Náhled roku:

1. V pravém horním rohu okna Svátky se nachází pole výběru kalendářního roku, zvolte si zde rok, ve kterém chcete svátky zadávat.

2. V tabulce Náhled roku si vyberte políčko v kalendáři, které odpovídá prvnímu dni svátku, který hodláte zadat.

3. Přidat nebo modifikovat svátek v Náhledu roku:

§ Chcete-li přidat svátek do seznamu, klikněte na ikonku Přidat .

§ Chcete-li modifikovat svátek, klikněte na ikonku Upravit .

4. Objeví se dialogové okénko.

5. Vyplňte příslušné informace do pole Popis (např. Nový rok), Datum (první den svátku) a Počet dnů (celkový počet dní, po které svátek trvá).

6. Políčko Vyjímka určuje výplatní výpočet daného svátku. Proto si zvolte v rolovací nabídce jednu z vámi definovaných vyjímek, která se po výplatní stránce k danému svátku či dovolené nejvíc hodí.

7. Chcete-li určitý svátek používat i do dalších let stačí zaškrtnout políčko Každý rok.

8. Kliknutím na OK přidáte anebo potvrdíte změný ve svátku, kliknutím na Storno vše ukončíte.

9. Chcete-li smazat svátek, vyberte si tento svátek v kalendáři a klikněte na ikonku Smazat .

8.1.2. Měsíční náhled

Měsíční náhled je kaledář pro grafické plánování svátků a dovolených, který dává správci programu okamžitý přehled o rozvržení svátků\dovolených v daném měsíci.

Obrázek 8-2: Tabulka Měsíční náhled v okně Svátky.

Jak používat tabulku Měsíční náhled:

1. V pravém horním rohu okna Svátky se nachází pole výběru kalendářního roku, zvolte si zde rok, ve kterém chcete svátky zadávat.

2. Zadejte si tabulku Měsíční náhled v hlavním okně Svátky.

3. Z rolovací nabídky si vyberte měsíc, ve kterém hodláte pracovat.

4. V tabulce Měsíční náhled si zvolte políčko, které odpovídá prvnímu dni svátku či dovolené, který chcete zadávat\modifikovat.

5. Chcete-li pak svátek přidat nebo upravit:

§ Přidání svátku zařídíte kliknutím na ikonku Přidat .

§ Úpravu pak kliknutím na ikonku Upravit .

6. Objeví se dialogové okno.

7. Vyplňte příslušné informace do pole Popis (např. Nový rok), Datum (první den svátku) a Počet dnů (celkový počet dní, po které svátek trvá).

8. Políčko Vyjímka určuje výplatní výpočet daného svátku. Proto si zvolte v rolovací nabídce jednu z vámi definovaných vyjímek, která se po výplatní stránce k danému svátku či dovolené nejvíc hodí.

9. Chcete-li určitý svátek používat i do dalších let stačí zaškrtnout políčko Každý rok.

10. Kliknutím na OK přidáte anebo potvrdíte změný ve svátku, kliknutím na Storno vše ukončíte.

11. Chcete-li smazat svátek, vyberte si tento svátek v kalendáři a klikněte na ikonku Smazat .

8.1.3. Zobrazení přehledu

Nabídka Zobrazení přehledu, tak jak již její jméno napovídá, přehledně zobrazuje všechny již nastavené svátky a dovolené se všemi jejich popisy, navíc umožňuje jejich okamžitou modifikaci.

Obrázek 8-3: Tabulka Zobrazení přehledu v okně Svátky.

Jak používat tabulku Zobrazení přehledu:

1. V pravém horním rohu okna Svátky se nachází pole výběru kalendářního roku, zvolte si zde rok, ve kterém chcete svátky zadávat.

2. Zadejte si tabulku Zobrazení přehledu v hlavním okně Svátky.

3. V rolovací nabídce za výběrem roku si zvolte měsíc, ve kterém hodláte pracovat.

4. Vložte příslušné informace do každého prázdného řádku záznamové kolonky.

5. Chcete-li přidat nebo upravit svátek v Zobrazení přehledu:

§ Přidání svátku zajistíte kliknutím na ikonku Přidat .

§ Upravit již zadaný svátek můžete kliknutím na ikonu Upravit .

6. Objeví se dialogové okno.

7. Vyplňte příslušné informace do pole Popis (např. Nový rok), Datum (první den svátku) a Počet dnů (celkový počet dní, po které svátek trvá).

9. Chcete-li určitý svátek používat i do dalších let stačí zaškrtnout políčko Každý rok.

10. Kliknutím na OK přidáte anebo potvrdíte změný ve svátku, kliknutím na Storno vše ukončíte.

11. Chcete-li smazat svátek, vyberte si tento svátek v kalendáři a klikněte na ikonku Smazat .

8.1.4. Okno pro přidání\upravení svátku

Dialogové okno Přidat svátek a shodné okno Upravit svátek shromažďuje datové rozhraní pro funkci nastavení Obecných svátků.

Obrázek 8-4: Okno Přidat svátek (vlevo) a okno Upravit svátek (vpravo). Pravý obrázek je odlišný, jelikož jeho uživatel používá pro nadefinování svátku možnost Vzorec.

Tyto dvě dialogová okna se používají při nastavování svátků a dovolených pro celou společnost zároveň. Funkce těchto oken jsou identické, jediný rozdíl je v tom, že okno Přidat svátek nemůžete použít u již stávajícího svátku, a naopak, okno Upravit svátek nemůžete použít pro vytvoření nového svátku\dovolené.

Ať již používáte kterékoli z těchto dvou oken, dodržujte následující postup při nastavování:

1. Vyplňte příslušné informace do pole Popis (např. Nový rok), Datum (první den svátku) a Počet dnů (celkový počet dní, po které svátek trvá).

2. V políčku Vyberte možnost zadejte Datum v případě, že svátek připadá v každém roce na stejný den, naopak políčko Vzorec zaškrněte v případě “plovoucího” svátku.

3. Políčko Vyjímka určuje výplatní výpočet daného svátku. Proto si zvolte v rolovací nabídce jednu z vámi definovaných vyjímek, která se po výplatní stránce k danému svátku či dovolené nejvíc hodí.

4. Chcete-li určitý svátek používat i do dalších let stačí zaškrtnout políčko Každý rok.

5. Kliknutím na OK přidáte anebo potvrdíte změný ve svátku, kliknutím na Storno vše ukončíte.

6. Chcete-li smazat svátek, vyberte si tento svátek v kalendáři a klikněte na ikonku Smazat .

8.1.5. Možnost Vzorec

Namísto definování svátku či dovolené na pevné datum, se používá možnost Vzorec k uchycení “plovoucího” svátku\dovolené, které v každém roce připadnou na jiné datum (např. Velikonoční pondělí). Chcete-li nastavit “plovoucí” svátek:

1. Vokně Přidat svátek zadejte do políčka Popis odpovídající název svátku\dovolené.

2. V nabídce Vyberte možnost zadejte Vzorec.

3. Když tuto volbu odsouhlasíte, objeví se vám v tabulce tři nové údaje: Den, Víkend a Měsíc.

4. Vypňte odpovídající informace do prázdných polí. Zvolte den v týdnu, týden v měsíci a měsíc. Je-li svátek delší jednoho dne, zadávejte první den svátku.

5. Z rolovací nabídky Vyjímka, zadejte nejlépe sedící vyjímku k danému svátku.

6. Zaškrtněte plíčko Každý rok.

7. Zadejte počet dnů, po které svátek trvá.

8. Zmáčkněte OK k potvrzení nebo Storno k ukočení

8.2. Osobní plánovač

Jako přídavek v tabulce Příchodů\Odchodů, obsahuje okno Úprava dat osobní plánovač, který správci programu umožňuje plánovat jednotlivým zaměstnancům věci jako svátky, dovolené, neplacená volna atd...

Nástroj pro osobní plánování dovolených dovoluje flexibilní plánování dovolených či speciálních důvodů absence (např. Mateřská dovolená) pro každého zaměstnance individuálně. Osobní plánovač je velmi podobný obecnému plánovači, má obdobné uživatelské rozhraní. Hlavní rozdíl je v tom, že osobní plánovač zadáváte pro konkrétního jednoho zaměstnance, kdežte Obecný plánovač pro celou organizaci. Jak zacházet s osobním plánovačem se dozvíte v kapitole Osobní plánovač.

Nástroj osobního plánování se skládá ze dvou tabulek: kalendáře Náhled roku a kalendáře Měsíční náhled. Jak již názvy napovídají, Náhled roku schematicky zobrazuje údaje o celoročním období, kdežto Měsíční náhled předává správci programu podrobnější informace, ale pouze o konkrétním měsíčním období a podobá se tak více standardnímu kalendáři.

Obrázek 8-5: Náhled roku (výše) a Měsíční náhled v okně Úprava dat. . Používají se pro plánování dovolených konkrétního zaměstnance.

8.2.1. Jak požívat osobní plánovač:

1. Zadejte si mód, který pro svou práci peferujete (Náhled roku nebo Měsíční náhled).

2. V tabulce kalendáře Náhled roku zadejte rok, ve kterém hodláte pracovat, a to pomocí nabídky v pravém horním rohu kalendáře.

3. V tabulce kalendáře Měsíční náhled zadejte rovněž rok, ale i měsíc v rolovací nabídce.

4. Dvojitým kliknutí zvolíte datum, které hodláte definovat a nebo jedním kliknutím zobrazíte možnosti k danému datu (ikony Přidat, Upravit a Smazat).

5. Otevře se dialogové okno Kal. Plán.

Dialogové okno Kalendářní plán

Objeví-li se vám okno Kalendářní plán na obrazovce, musíte:

1. V políčku Výjimka zadat již nadefinovanou výjimku, která bude určovat výpočtová pravidla daného dne.

2. V políčku Počet dnů zadejte číslo, po které bude výjimka platit (počíná v den výběru, zahrnuje i vybraný den).

3. Klikněte na OK k potvrzení, Storno k ukončení operace.

8.3. Diář sestav

Sestavy programu OnTime Pro jsou vybaveny třemi druhy sestav, týkajících se plánování svátků\dovolených..

§ Sestava Diář zaměstnance

§ Celoroční diář u vyjímek

§ Celoroční mezisoučet u vyjímek

8.3.1. Sestava Diář zaměstnance

Tato sestava dokumentuje různé druhy naplánovaných svátků a dovolených pro individuálního zaměstnance. Formát sestavy je seznam událostí seřazených podle data. V sestavě naleznete tyto údaje: Datum, Den, Vyjímka a popis. Navíc tato sestava obsahuje i druhou tabulku, která prezentuje součet událostí vybrané vyjímky. Tento součet představuje počet dovolených, které jsou naplánovány, počet dnů, po které dovolená platí a počet dní zbývajících do konce dovolené – pro každou vyjímku, která je pro daného zaměstnance aktuální.

8.3.2. Celoroční diář u vyjímek

Celoroční diář u vyjímek zajišťuje správci programu, aby předešel možné chybě v plánování událostí spojených s nastavováním vyjímek. Například, máte-li v roce tři dovolené nadefinované jako vyjímku “Národní svátek”, budou v této sestavě zobrazeny tři události pod jednou hlavičkou “Národní svátek” pro každého zaměstnance. Na každém řádku události budou pak přítomny tyto údaje:

§ Jméno zaměstnance (jméno a přjmení)

§ ID číslo karty zaměstnance

§ Kalendářní rozmezí pro každou událost, která spadá pod relevatní typ vyjímky

§ Celkový počet událostí naplánovaných pro každý typ vyjímky po celý rok

§ Počet událostí, které již do zvoleného data sestavy proběhly

§ Počet událostí, které ještě zbývají do konce roku

Toto značné množství informací může ve větší společnosti představovat při tisku značnou časovou náročnost a velkou spotřebu papíru, proto doporučujeme v takovémto případě zvolit sestavu Celoroční mezisoučet u vyjímek, který je mnohem úspornější.

8.3.3. Celoroční mezisoučet u vyjímek

Sestava Celoroční mezisoučet u vyjímek je v principu velmi podobná sestavě předešlé. Rozdíl je pouze v tom, že sestava celoročního mezisoučtu je zkrácené vydání sestavy celoročního diáře, je zkrácená o kalendářní rozmezí u rozličných událostí. Výhodou je rychlý přehled i u větších organizací s velkým počtem zaměstnanců, kde tisk celoročního diáře zabere spoustu času, jelikož shrnuje spoustu variací, které při větších množstvích lidí a různých vyjímek logicky vznikají.